Che cos’è un software gestionale

Un software gestionale è un programma informatico che automatizza i processi aziendali. Ecco i principali settori in cui viene impiegato:

• Fatturazione.
• Vendite e distribuzione.
• Produzione.
• Logistica.
• Risorse umane.

Oggi, con l’informatizzazione delle aziende che continua a espandersi, è impensabile gestire un’azienda senza utilizzare uno di questi particolari programmi. Spesso nel successo o nell’insuccesso di un’azienda l’ottimizzazione dei suoi processi gioca un ruolo fondamentale.
I software gestionali permettono quindi di gestire tutti gli aspetti dell’azienda in modo veloce e automatico e promettono di espandersi ancora in futuro: stanno arrivando anche alle istituzioni. In Italia, per esempio, da gennaio 2019 è diventata obbligatoria la fatturazione elettronica.

I vantaggi dei software gestionali

I vantaggi che garantisce l’utilizzo di software gestionali vanno ben oltre la semplice informatizzazione dei processi.

Ecco i principali:

• Velocità, precisione, sicurezza: usare un gestionale significa principalmente portare a termine i processi aziendali con maggiore velocità, dal momento che diminuisce il numero di passaggi da compiere manualmente. La sicurezza è un altro punto molto importante, dal momento che anche la conservazione dei documenti è ora completamente digitalizzata.
• Analisi dei dati: I diversi moduli che compongono un software gestionale lavorano autonomamente, ma nel contempo condividono una considerevole mole di dati. Questo rende tutte le attività completamente tracciabili e permette di svolgere analisi e progettare ottimizzazioni più frequentemente e in poco tempo. Pianificare la propria strategia aziendale è più semplice quando si hanno tutti i dati a disposizione in tempo reale.
• Utilizzo da remoto: negli ultimi anni la tecnologia cloud ha conosciuto una crescita esponenziale contagiando tutte le principali software house, che non hanno esitato a dotarsi di servizi proprietari dedicati. Sono infatti sempre più numerosi i centri di raccolta dati a cui, grazie proprio ai software gestionali, i dipendenti di un’azienda possono accedere senza più la necessità di salvare nulla sui propri dispositivi personali.
• Risparmi su tempo e costi: i software gestionali permettono di svolgere diverse attività in maniera più veloce e semplificata, il che comporta anche un aumento dell’efficienza e una diminuzione dei costi totali.

I moduli di un software gestionale

I software gestionali sono organizzati in più compartimenti, comunemente chiamati moduli. I moduli sono costruiti in modo da lavorare autonomamente e ciascuno di essi serve per l’automatizzazione e la gestione di una singola attività dell’azienda. Nel contempo, tuttavia, i moduli sono sempre sincronizzati: lo scambio dei dati consente di effettuare analisi in tempo reale e pensare la strategia futura dell’azienda partendo da basi concrete.

Ecco i principali moduli di SAP, leader mondiale nel mercato dei gestionali:

• FI Financial Accounting – Contabilità
• FI-CA - Gestione del credito
• AM Asset Management - Gestione Cespiti
• CO Controlling - Controllo di gestione
• CS Customer Service - Assistenza clienti
• MM Materials Management - Gestione materiali
• WM Warehouse Management - Gestione del magazzino
• SD Sales and Distribution - Gestione vendite e distribuzione
• LE Logistic Execution - Esecuzione logistica
• PP Production Planning - Pianificazione della produzione
• PS Project System - Gestione commesse
• PM Plant Maintenance - Manutenzione impianti
• QM Quality Management - Gestione della qualità
• HR Human Resources - Gestione risorse umane

Ognuno dei moduli corrisponde a competenze ben precise, quindi necessita di una figura professionale con caratteristiche diverse.

Non sono necessari tutti i moduli per gestire un’azienda. A seconda del campo di attività un’impresa può scegliere liberamente quali di essi siano più importanti per l’ottimizzazione dei suoi processi.

A conclusione di questa spiegazione delle funzionalità dei software gestionali per le imprese, segnaliamo l'articolo che evidenzia le differenze tra gestionale e ERP (Enterprise Resource Planning), benché i due termini vengano comunemente sovrapposti.