Che differenza c’è tra un ERP e un software gestionale?

Qui sul blog di Spintech abbiamo già parlato di software gestionali, ma oggi approfondiremo un argomento sul quale anche gli addetti ai lavori possono confondersi: la differenza tra un ERP e un software gestionale.

Pur indicando concetti differenti, questi due termini vengono spesso usati come sinonimi, rendendo ancor meno chiaro il confine che li separa e generando un problema non indifferente. Scegliere tra un software gestionale e un ERP può essere fondamentale per la salute e la produttività di un’azienda. Partiamo quindi dalle definizioni:

• Un software gestionale è un applicativo che permette di gestire alcune funzioni o attività aziendali. Il programma può occuparsi di una sola attività o di tutti i processi e può essere di tipo operativo, direzionale o strategico.
• Un ERP (Enterprise Resource Planning) è un vero e proprio applicativo per la pianificazione delle risorse: gestisce tutti i processi aziendali supportando tutti i tipi di attività. Può essere determinante nell’aumento della produttività. È una specie di versione evoluta di un software gestionale.

Differenze tra ERP e Software Gestionale

Gli ERP presentano 4 caratteristiche principali che li differenziano dai software gestionali:

• Integrazione di tutte le funzioni.
• Struttura modulare.
• Controllo attivo tramite workflow.
• Raccolta e analisi dei dati.

Un ERP è quindi parte integrante dei processi aziendali, a differenza del gestionale.

Comprendere la differenza tra ERP e software gestionali è fondamentale soprattutto nei momenti in cui è necessario riorganizzare un’azienda e i suoi sistemi per rimanere al passo con i tempi.

Integrazione di tutte le funzioni

Spesso i software gestionali, soprattutto quelli più datati, sono progettati per supportare un solo processo o un piccolo gruppo di attività tutte appartenenti alla stessa categoria. Questo costringe le aziende a usarne più di uno alla volta, senza nemmeno la possibilità di condividere le informazioni per via dei database proprietari differenti.

I software ERP generano un unico database e permettono di gestire tutte le attività con un unico programma, evitando anomalie come dati duplicati e incoerenza delle informazioni. In termini più ampi, questi sono i benefici:

• Comunicazione più semplice tra i vari reparti aziendali.
• Aggiornamento in tempo reale.
• La situazione globale dell’azienda è sempre sotto controllo.

Struttura modulare

Rispetto ai software gestionali tradizionali, caratterizzati dalla gestione a compartimenti stagni delle attività, gli ERP dedicano un modulo a ciascuna tipologia di processo. La flessibilità e la personalizzazione sono alla base del loro successo: un ERP può infatti essere costruito su misura per le esigenze della singola impresa e darle una grossa mano in termini di produttività.

Controllo del workflow

Gli ERP vanno oltre la semplice raccolta di informazioni a scopo di consultazione: sono capaci di automatizzare l'attuazione stessa dei processi aziendali. È possibile gestire al meglio le risorse umane e materiali, ottimizzare i tempi di lavoro e conferire tracciabilità e qualità a ogni attività.

Raccolta e analisi dei dati

A differenza dei software gestionali, che raccolgono semplicemente i dati per la consultazione, gli ERP aggiungono la funzione di analisi attiva: i dati grezzi vengono riorganizzati in rapporto alle specifiche strategie aziendali rendendo il lavoro degli analisti più semplice. Inoltre, i dati provenienti da moduli differenti possono essere messi in rapporto per fornire una visione più ampia del lavoro.

L'utilizzo dei dati con approcccio strategico è alla base delle attività di Business Intelligence, sempre più importante per dirigenti aziendali, decisori e consulenti interni, così come per le attività amministrative e di controllo.